Die stand van Suid-Afrikaanse argiewe

deur Lizette Jansen

2024-11-26

Argiewe is rekords, dus ongeag die vorm of medium, wat ontvang of geskep is in die bestuur van ‘n maatskappy of instelling, of die aktiwiteite van ‘n persoon, familie of instansie. Hierdie papier of elektroniese rekords van gebeure van Suid-Afrikaanse historiese en kultuurhistoriese, of institusionele belang word bewaar in argiefstore. In Suid-Afrikaanse konteks strek die oorsprong van argiefrekords so ver terug as die eerste Europeërs wat gevestig het aan die Kaap, maar sluit ook meer onlangse erfenis in soos Afrikaanse liedere, films of radiopraatjies.

Argivale rekords help nie net die navorser om outentieke inligting te bekom wat hom in staat stel om ‘n ware verteenwoordiging van die gebeure en konteks van die tyd te vertolk nie, maar dit help ook mense om hulle herkoms te vind. As voorbeeld, word doopregisters en huweliksertifikate steeds as ‘n hoof bron van inligting gebruik om familiestambome en geslagsregisters saam te stel. So ook behou instellings rekords om ‘n institusionele geheue te vestig, en is korrespondensie en notules van belang.

Die staat is oorhoofs verantwoordelik om argivale rekords en departementele rekords op nasionale, provinsiale en plaaslike vlak te bewaar. So ook is daar institusionele en kerkargiewe wat hulle rekords in privaat hoedanigheid bewaar. Rekords is wel gedurig onder bedreiging. Eenvoudige dinge soos lig, hitte, insekte, stof en selfs hantering vernietig rekords in hulle verskeie vorme, en dus is geskikte en goed onderhoude bewaringsfasiliteite nodig. Net so belangrik is die kundigheid om hierdie bewaringswetenskap korrek en tydig te kan beoefen. Maar hoe nou, as die staat of instelling hulle plig versuim?

Verskeie maatskappye en instellings, insluitend staatsinstellings, versuim om rekordbestuur toe te pas van hulle doen en late. Rekordsbestuur en argiefbestuur loop hand-aan-hand. Die resultaat is dat rekords ontbreek wat inligting oor belangrike gebeure verskaf – ‘n groot kopseer vir toekomstige navorsers en besluitnemers. Wanneer wanbestuur van rekords plaasvind, of selfs die belangrikheid van rekords- en argiefbestuur as gering geag word, laat dit ruimte vir verdere probleme wat in argiewe ontstaan.

Versamelings word aanvaar maar die ontsluiting van die rekords vind nie plaas nie, wat dit ontoeganklik maak aan die publiek. Argiewe word op ‘n lae prioriteitslys geplaas deur die regering, instellings en die publiek. Kapasiteit bly ‘n uitdaging wat bydra tot die algehele probleem.

Talle rekords in staatsargiewe word vermis. Verskeie rekords wat in Nederlands of Afrikaans voorkom word misplaas, verkeerdelik gestoor of identifiseer omdat die personeel nie die taal magtig is nie. So ook word talle rekords verkeerdelik uitgegooi omdat dit uit onkunde as onbelangrik geag word. Nog ‘n geval is rekord-diefstal – navorsers wat besorg is oor die toestand van hierdie argiewe en rekords ‘red’ deur om dit saam huis toe te neem. Weens swak toesig of ‘n personeel-tekort kom hulle ook weg hiermee.

So ook speel die regering van die dag ‘n rol in die bewaring van argiefrekords. Narratiewe word dikwels verdraai en die vernietiging van rekords wat geskep is deur die vorige regering is ‘n voorbeeld hiervan. So vestig die nuwe regering mag oor die voormalige regering, en vestig dit die aandag op onderwerpe waarin hulle belang het. Rekords van nasionale belang gaan tot niet onder die vaandel van ‘nasiebou’, ten gunste van geskiedskrywing deur ‘n lens van verandering.

Verdermeer is onkunde ‘n groot probleem in staatsargiewe. Omdat personeel in staatsinstellings dikwels rondgeskuif word, beland mense sonder die nodige kwalifikasies of kennis in spesialisposte. Om rekords verkeerdelik te hanteer of behandel kan lei tot die vernietiging van die rekord, of in die minste kan dit lei tot onherstelbare skade. Argiefwese word ‘n skaarsvaardigheid. Al hoe minder tersiêre instellings bied grade en nagraadse studies in die hierdie spesialiteitsveld aan, wat sou beteken dat hierdie kritiese kennis verlore gaan en dat al hoe meer instellings wanbestuur word. Pligsversuim van basiese onderhoud hou groot risiko’s in wat veroorsaak dat bewaringsruimtes weens swak instandhouding die oorsaak is dat rekords verlore gaan – waterlekkasies en brandstigting is twee voorbeelde van hierdie tipe nalatigheid. ‘n Onlangse voorbeeld hiervan was die veldvuur van Tafelberg wat die Jagger Biblioteek in Kaapstad in April 2021 aan die brand gesteek het. Hierdie biblioteek het ook gespesialiseerde en skaars argivale versamelings gehuisves, wat nou tot niet is. Indien ‘n bewaringsruimte ingerig is met brandopsporingstelsels kan vure geblus word sonder watergebruik.

‘n Nuwe tendense wat kopuitsteek is dat tegnologie belangriker geag word as argiefwese en die kundigheid wat daarmee gepaard gaan. In ‘n poging om rekords te beskerm van rampe en agteruitgang, word dit gedigitaliseer. Digitalisering is voordelig om die leeftyd van sensitiewe en brose argiefrekords te verleng deur om ‘n elektroniese weergawe van ‘n dokument, soos argitekstekeninge of briewe, beskikbaar te stel. Dit help ook met toeganklikheid om die rekord aanlyn beskikbaar te stel. Dit is wel belangrik om beide die fisiese rekord en die gedigitaliseerde rekord te behou. Foute wat eienaars of bestuurders van argiefversamelings maak, is om die fisiese rekords te vernietig na digitalisering.

Elektroniese rekords hou sy eie risiko in. Veranderende tegnologie veroorsaak dikwels dat die formaat van ‘n rekord verouderd raak. Indien dit nie tydig opdateer word nie, gaan die rekord tot niet. Dit is dus belangrik om alle meester dokumente gereeld na te sien, en om die fisiese rekord te behou.

‘n Risiko wat verband hou met die beskikbaarstelling van ‘n aanlyn databasis van elektroniese rekords, soos met baie aspekte van die hedendaagse samelewing, is kuberaanvalle. In Suid-Afrika ervaar meer en meer kulturele instellings soos museums, biblioteke en argiewe kuberaanvalle ten einde stelsels en dienslewering aan die algemene publiek te ontwrig. In 2023 is ‘n studie deur N.S. Moyana & K.G. Chuma voltooi rakende die inligtingveiligheid van die Nasionale Argief en Rekordsdienste van Suid-Afrika (NARSA). Dit is bevind dat NARSA gedurig deur rekenaar virusse, phishing-, wagwoord- en toeganklikheidsaanvalle blootgestel word.

Weens hierdie grootskaalse bestuursprobleem wat nasionaal in argiewe ervaar word het die publiek grootliks vertroue in die vermoëns van argiefbewaarplekke verloor. Rekords word tuis gestoor in privaatversamelings of in ontoeganklike ruimtes geberg onder omstandighede wat verweer bevorder. Hierdie argiefrekords wat unieke perspektiewe op geskiedkundige narratief kan bepaal, is ontoeganklik en verdwyn grootskaals.

Dit is die verantwoordelikheid van elke persoon om na ons erfenis om te sien, om by te dra tot die bewaring daarvan ten einde dit vir die nageslag te bewaar. Dit is belangrik om historiese rekords en versamelings te huisves by argiewe wat daarvoor kan omsien, soos die Erfenisstigting argief wat reeds ‘n tuiste vir talle versamelings is.